El IDEA continúa certificado por el Icontec
La Oficina Asesora de Planeación agradece y felicita a todos los auditados que participaron en la auditoria de seguimiento de Icontec por su compromiso, responsabilidad y preparación para atenderla. Los buenos resultados arrojados es respuesta a la gestión de cada líder de proceso y su equipo de trabajo. Lo que demuestra la madurez, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión Institucional a través del Modelo de Operación por Procesos.
Informe de Auditoría del Sistema de Gestión de la Calidad.
Una vez recibido el informe favorable y continuación del certificado al sistema de calidad del IDEA realizado por Icontec, la Oficina Asesora de Planeación da a conocer los resultados obtenidos.
Hallazgos que apoyan la conformidad del Sistema de Gestión con los requisitos.
Se construye un plan estratégico institucional, en articulación con el plan de desarrollo del departamento.
Se ajusta la estructura administrativa acorde con el plan estratégico, reasignando responsabilidades al interior de los procesos misionales.
Cambian los textos de Visión, Misión, Política de Calidad y Objetivos de calidad, con énfasis en la consolidación la generación de energía y las inversiones estratégicas.
Se avanza en la documentación del sistema de gestión con fines de adopción a la nueva versión de la Norma ISO 9001/2015.
La buena predisposición y apertura mental por parte del equipo de líderes de procesos para atender el servicio de la auditoría externa, porque permite crear un ambiente propicio para la evaluación conjunta del sistema, evidenciando así, el compromiso con la mejora continua del mismo.
La matriz de impactos con las cuales se gestiona la política de inversiones del Instituto, demuestra la capacidad de aseguramiento del patrimonio, la intervención de los riesgos asociados y la transparencia en las decisiones de la alta dirección; lo que demuestra el compromiso con el desarrollo sostenible institucional.
Oportunidades de Mejora
Revisar los criterios con los cuales de evalúa el grado de satisfacción de los clientes externos, con el fin de comprometer resultados sólo desde el nivel de excelencia, evitando así, la sumatoria de ésta con bueno; lo anterior en respuesta a la madurez del sistema y como fuente para la toma de decisiones y acciones de mejora importantes y aportantes para la organización.
Es importante trabajar desde la capacitación con líderes de proceso y sus equipos de trabajo, para el desarrollo de competencias que se evidencien en los análisis de repetividad de los eventos de servicio no conforme y sus correspondientes acciones correctivas, de tal forma que se asegure la eliminación de las causas raíz asociadas a los mismos, consiguiendo la eficacia del sistema y el aprendizaje institucional.
Considerar la determinación de frecuencias para la realización de análisis de resultado de indicadores de gestión financiera, con el fin de asociarlos a los ciclos inherentes de la operación, que facilite el establecimiento de compromisos evidenciables en el siguiente período, evitando así, la documentación de justificaciones que se convierten en seguimiento y no tanto en medición.
Para el proceso de Cooperación y Convenios, en lo referente a Cooperación Internas y Externas, considerar la importancia de evaluar los impactos conseguidos en los municipios que dé respuesta a la capacidad de éste, para gestionar su propio desarrollo. Cada recurso de Cooperación definirá el alcance de dicho impacto.
Para el proceso de Inversiones Patrimoniales, comprometer un indicador de “impacto”, con criterios de evaluación específica, en correlación con el compromiso expresado en el texto del objetivo de dicho proceso, que sirva de fuente para la identificación de elementos de retroalimentación pertinentes. Considerar los criterios establecidos en la matriz de evaluación de inversiones.
Revisar la determinación de indicadores de gestión que evalúen el criterio de “cumplimiento”, para que sean sustituidos por mediciones de eficacia e impacto, como fuente de toma de decisiones y acciones de mejora importantes; de mantener el criterio de cumplimiento, considerar el establecimiento de niveles esperados del 100%, evitando así, el tolerar incumplimientos en el desempeño de los procesos.
Dada la madurez del sistema considerar la realización del análisis de los indicadores de posicionamiento y nivel de satisfacción, sólo desde la variable “Totalmente de Acuerdo”, eliminando la sumatoria de ésta, con “De Acuerdo”, cuyo resultado se convierta en criterio retador para la toma de decisiones y acciones de mejora importantes y aportantes para el Instituto.
Considerar la eliminación de frecuencias anuales para la evaluación y realización de análisis de resultados de indicadores de gestión, con el fin de evitar la identificación de sorpresas al final de los períodos fiscales, además de facilitar la toma de decisiones de mejora de manera ágil y oportuna.
Concretar en los textos asignados a los temas de capacitación, el resultado real deseado por la organización, que se convierta en criterio de medición de la eficacia posterior; acumular los niveles de desempeño obtenido y llevarlo como un nuevo indicador de gestión para el proceso de gestión humana, que sustituya a la actual medición de “cumplimiento”.
Integrar temas de capacitación de corta duración y articularlos con las competencias determinadas y documentadas en los perfiles de cargos que afectan la calidad del servicio, para que sean éstas, las que determinen el criterio de medición.
Reconsiderar desde la planificación, el establecimiento de tiempo para la realización de las auditorías internas, con el fin de apoyar el desarrollo de habilidades y técnicas de auditoría, además de, evitar el caer en la auto-administración de los procesos y facilitar la disponibilidad de los servidores – auditores, por parte de la dirección de los procesos
