Compromiso con el mejoramiento continuo

Evaluación del Sistema de Control Interno -IDEA-

La Oficina de Control Interno tiene entre sus roles la Evaluación del Sistema de Control Interno que cada año, antes del 28 de febrero, los jefes de Control Interno deben realizar con base en las diferentes auditorías y evaluaciones realizadas en la entidad durante la vigencia. La información es consolidada por la Jefe de Control Interno de cada Institución en un aplicativo dispuesto para tal fin por el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- en su página Web. En este artículo les compartimos los resultados obtenidos durante el 2016.

La evaluación realizada contempló cinco (5) factores: Entorno de Control, Información y Comunicación, Direccionamiento estratégico, Administración de Riesgos y Seguimiento, expresados en puntajes entre 1 y 5. A partir de dichos factores la entidad obtendrá un porcentaje final de madurez, expresado entre 0 y 100%.+

Nivel de maduración:

La evaluación o nivel de maduración de nuestro sistema de control interno alcanzó un resultado del 62.75%, ubicándose en un nivel intermedio con los siguientes resultados por componentes:

Aspectos a mejorar

Los principales aspectos a mejorar para fortalecer nuestro sistema de gestión Institucional están dados, entre otros:

Indicadores de Gestión: deben ser comprensibles para todo tipo de usuario, estimados periódicamente, que puedan ser consultados de manera oportuna por servidores y ciudadanos, un insumo para la toma de decisiones y revisados y mejorados continuamente.
El mejoramiento de los procesos y procedimientos deben mejorar igualmente en respuesta a: Sugerencias, quejas, peticiones, reclamos o denuncias por parte de la ciudadanía, los resultados de la gestión y desempeño institucional, recomendaciones y sugerencias por parte de los servidores, análisis de costo/beneficio de los procesos.
Los mecanismos para: la recepción (registro y número de radicado), la clasificación y distribución, el seguimiento a la oportuna respuesta y trazabilidad de sugerencias, quejas, peticiones, reclamos o denuncias de las partes interesadas.
El cumplimiento de la normatividad relacionada con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
La actualización de los procesos, los mapas de riesgos y el manual de calidad se actualizan, pero no oportunamente.
En materia de administración de riesgos: Los mapas de riesgos no son actualizados oportunamente, no se cuenta con indicadores para medir la efectividad de los controles de los riesgos, no se realiza el monitoreo o seguimiento de acuerdo a la periodicidad establecida en la política de administración del riesgo. La falta de planes de mejoramiento individual, no se cuenta con mapa de riesgos asociado al proceso contable. No se lleva registro de los eventos ocurridos en los riesgos que se materializaron ni se tomaron los correctivos pertinentes.
Planes de Mejoramiento: Hace falta que se generen planes de mejoramiento por incumplimiento de indicadores, por materialización de riesgos, por encuestas internas y externas y no solamente como producto de las auditorías. Las acciones de mejora no se están ejecutando de acuerdo a las fechas establecidas, y su seguimiento se realiza a través de la Oficina de Control Interno.