Buenas prácticas
SLXLM
El concepto de buenas prácticas se utiliza en una amplia variedad de realidades institucionales para referirse a las formas óptimas de ejecutar un proceso y generar impactos positivos en la institución. El Centro de Administración Documental -CAD- nos comparte algunas prácticas archivísticas que nos ayudarán a tener mayor eficiencia y eficacia en la gestión de documentos públicos, factor fundamental para garantizar la transparencia institucional.
Radica todos los correos electrónicos y/o documentos físicos, que tiene relación con asuntos y/o trámites del Instituto.
Ten en cuenta el horario de radicación de comunicaciones oficiales: 7:30 a.m. a 12:00 p.m. y 1:15 p.m. a 5: p.m.
Todas las respuestas a los Derechos de Petición, por medio físico o electrónico, deben ser canalizados con la Dirección Técnica Contractual y Administrativa.
Transfiere los documentos relacionados con los contratos los martes y jueves entre las 7:30 a.m. a 9:00 a.m.
Cuida las carátulas de los expedientes y, por ningún motivo, escribas sobre ellas con marcador.
Los expedientes deben permanecer inalterables, por lo tanto, ni se ingresan ni se retiran documentos.
Las diligencias deben ser anunciadas y programadas, es importante tener en cuenta los recorridos internos.
Verifiquemos y confrontemos los datos relacionados con el “archivar en” ya que estos datos son importantes para el momento de indizar y asociar la información y, posteriormente, la consulta sea eficiente en el sistema de información.
Todos los documentos deben tener la Imagen Corporativa actualizada. El Centro de Administracion Documental, les recuerda la aplicación de la Circular 0014 del 06 de mayo de 2016. “Todos los documentos oficiales deben ser elaborados de acuerdo a las plantillas dispuestas en la intranet”.
